Najlepsza droga do bezpieczeństwa środowiskowego: firma doradcza czy wyspecjalizowany pracownik?

Wielu przedsiębiorców rozważa, co z punktu widzenia prowadzonej przez nich działalności jest bardziej korzystne – wybór firmy doradczej świadczącej doradztwo środowiskowe czy posiadanie wykwalifikowanego pracownika?

Ciągle zmieniające się przepisy, coraz to nowe obowiązki, a także zwiększające się administracyjne kary pieniężne i obostrzenia budzą wiele wątpliwości i obaw:

• Czy prowadzona przeze mnie firma spełnia wszelkie wymogi?
• Czy to co robię, robię w sposób zgodny z przepisami?
• Czy kontrola środowiskowa oznacza dla mnie kary finansowe? Jak wysokie?

Wiele z tych pytań sprowadza się do kwestii komu powierzyć obowiązki środowiskowe dotyczące prowadzonej firmy. Aby podjąć decyzję, należy rozważyć wiele istotnych dla przedsiębiorcy aspektów.

 Zyskaj więcej – postaw na finansowo opłacalne rozwiązania

Jak wiemy bilans finansowy stanowi jeden z głównych czynników mających znaczenie przy podejmowaniu decyzji biznesowych. Jest on również nieodzownym elementem mającym wpływ na realizowanie obowiązków środowiskowych w przedsiębiorstwie. Pomijając koszty, związane wprost z wysokością wyliczonych opłat środowiskowych, należy rozważyć porównanie kosztów jakie będzie trzeba przeznaczyć na współpracę z firmą doradczą z wydatkami dotyczącymi zatrudnienia, przeszkolenia i rozwoju pracownika na powierzonym stanowisku.

W przypadku współpracy z podmiotem doradczym odpłatność jest z góry określona i zależna od wybranych, potrzebnych przedsiębiorcy usług.

Alternatywnie, w przypadku zatrudnienia pracownika, przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami szkoleń z zakresu ochrony środowiska, kursów, a w przypadku skomplikowanych przypadków związanych z dokumentacją środowiskową, z kosztami konsultacji przygotowanych dokumentów z radcami prawnymi.

Dlaczego powierzanie zadań innym działom już się nie sprawdza

Niestety rosnąca ilość obowiązków sprawia, że coraz trudniej jest przekazać kwestie środowiskowe osobie na innym stanowisku np. księgowy/a, jak miało to miejsce dotychczas.

Do podstawowych obowiązków specjalisty środowiskowego w firmie należą m.in.:

• prowadzenie ewidencji opakowaniowej/odpadowej,
• rejestracja w bazie BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarowaniu odpadami),
• śledzenie przepisów prawnych.

Powoduje to, że coraz częściej firmy zmuszone są do poszukiwania outsourcingu środowiskowego, bądź wydelegowania pracownika zajmującego się jedynie wspomnianymi kwestiami.

Doradztwo środowiskowe jako forma zabezpieczenia

Kolejnym bardzo ważnym aspektem są możliwe kary środowiskowe związane z niedopełnieniem ustawowych obowiązków, za które to odpowiedzialność w pełnym zakresie ponosi firma korzystająca ze środowiska. Skorzystanie z firmy oferującej konsulting środowiskowy, posiadającej wieloletnie doświadczenie w branży oraz zespół specjalistów posiadających ugruntowaną wiedzę, niweluje niemalże do minimum ryzyko związane z możliwością nałożenia administracyjnych kar pieniężnych, które w ostatnich latach uległy zaostrzeniu.

Oszczędzaj czas – zajmij się biznesem

Trudności w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami

Aktualny stan przepisów środowiskowych, zarówno na szczeblu krajowym jak i Unijnym budzi wiele obaw i wątpliwości. Jak pokazuje praktyka, wiele przepisów wchodzi w życie z dniem ich podpisania, na co przedsiębiorcy nie zawsze są przygotowani. Wiele czasu zajmuje śledzenie procesów legislacyjnych , a następnie dostosowywanie określonych nimi wymogów do realiów prowadzonej działalności. Proces wcześniejszego informowania o nadchodzących  zmianach jest na dzień dzisiejszy nieodzownym elementem bezpieczeństwa środowiskowego firmy.

Obowiązki wobec urzędów – więcej niż tylko sprawozdanie

Ważną kwestią, z której przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę jest potrzeba stałej współpracy z organami kontrolującymi takimi jak m.in.: urzędy marszałkowskie. Weryfikacja, zatwierdzenie, a w konkretnych przypadkach wezwanie do korekt przedłożonych sprawozdań to nieodzowny element każdego okresu sprawozdawczego. W przypadku zaistnienia wątpliwości związanych z przedłożoną do urzędu dokumentacją, znacząco przedłuża się proces domknięcia okresu sprawozdawczego.

Ryzyko związane z rotacją personelu środowiskowego

Jednak często najbardziej dotkliwym momentem jest zmiana związana z odejściem osoby, której powierzone zostały obowiązki środowiskowe. Wiąże się to z ponownym poświęceniem nie tylko nakładów finansowych, ale również ogromu czasu na wewnętrzne wdrożenie, poznanie specyfiki firmy, ukończenie niezbędnych kursów i szkoleń. Współpraca z firmą doradczą gwarantuje pominięcie tego etapu, ponieważ niezależnie od tego, kto wewnętrznie zajmuje się kwestiami środowiskowymi w firmie,  wdrożenie nowej osoby przy pomocy doświadczonych specjalistów zapewni usprawnienie tego procesu z zapewnieniem poczucia bezpieczeństwa i stabilności firmy.

Zabezpiecz swoją firmę – zmniejsz ryzyko kar

Rozważając podjęcie współpracy z firmą doradczą należy zadać sobie bardzo ważne choć niezbyt oczywiste pytanie „Czy stać mnie na nie skorzystanie z firmy doradczej?”

Każda niezgodność stwierdzona podczas kontroli środowiskowych niesie za sobą szereg konsekwencji. Np. nierzetelne realizowanie obowiązków związanych z gospodarką opakowań wiąże się z konsekwencjami wynikającymi z:

• nieprawidłowego prowadzenia ewidencji opakowaniowej,
• możliwością niewykazywania wszystkich wprowadzanych na rynek grup materiałowych,
• niewykazywaniem wszystkich wprowadzonych grup przy współpracy z organizacją odzysku opakowań,
• nieprawidłowym składaniem sprawozdań rocznych i uiszczaniem opłaty produktowej przy nierealizowaniu obowiązku recyklingu opakowań,
• nieprowadzenia publicznych kampanii edukacyjnych.

Każdy z wymienionych aspektów wiąże się z osobną sankcją wynikającą z przepisów. Poniżej przedstawiono odpowiednio:

N I E Z G O D N O Ś Ć	S A N K C J E
OPAKOWANIA
Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji opakowań	Administracyjna kara pieniężna od 10.000 zł – 500.000 zł
Niepoprawne wypełnianie sprawozdań rocznych w zakresie gospodarki opakowaniami i odpadami opakowaniowymi	Kara grzywny od 20 zł – 5.000 zł
Niewykazywanie wszystkich wprowadzonych do obrotu mas opakowań przy współpracy z organizacją odzysku opakowań	Administracyjna kara pieniężna od 10.000 zł – 500.000 zł
Nieprowadzenie obowiązkowych publicznych kampanii edukacyjnych	Administracyjna kara pieniężna od 10.000 zł – 500.000 zł

 

Współpraca z firmą doradczą posiadającą grono specjalistów z wieloletnim doświadczeniem praktycznym, mogących przeprowadzić w firmie przedsiębiorcy audyt środowiskowy, który zweryfikuje oraz wykaże wszelkie nieprawidłowości, pozwala na ich wcześniejsze uregulowanie, a tym samym uniknięcie konsekwencji w przypadku kontroli środowiskowej.

FIRMA DORADCZA VS. WYSPECJALIZOWANY PRACOWNIK

Poniżej porównano najważniejsze kwestie z punktu widzenia przedsiębiorcy:

K R Y T E R I U M	F I R M A   D O R A D C Z A	W Y S P E C J A L I Z O W A NY P R A C O W N I K
ZAKRES MERYTORYCZNY	Zespół specjalistów świadczący stałe doradztwo w ochronie środowiska w wielu obszarach: emisje, odpady, opakowania, prawo wodne, produkty.	Wyspecjalizowany pracownik posiadający wiedzę w zakresie poszczególnych obszarów.
	Zespół pracowników śledzących przepisy w zakresie ochrony środowiska (na szczeblu krajowym oraz unijnym)  i informujących przedsiębiorcę o nadchodzących zmianach.	Jeden pracownik śledzący przepisy w zakresie ochrony środowiska.
	Doświadczenie w zakresie składanych sprawozdań (kilkaset sprawozdań w każdym okresie sprawozdawczym).	Mniejsze lub większe doświadczenie w zakresie sprawozdań składanych dla firmy.
	Współpraca ze specjalistami prowadzącymi szkolenia z ochrony środowiska dla firm.	Współpraca z pracownikiem zajmującym się ochroną środowiska w firmie.
	Pilnowanie terminów sprawozdawczych i wcześniejsze informowanie przedsiębiorcy.	Konieczność dopilnowania terminów sprawozdawczych przez pracownika.
	Bieżące analizowanie interpretacji, spotkania z organami kontrolującymi, spotkania branżowe.	Analiza interpretacji dotyczących sytuacji zaistniałych w firmie, udział w kursach i szkoleniach w okrojonym (indywidualnym) zakresie).
	Bieżące analizowanie interpretacji, spotkania z organami kontrolującymi, spotkania branżowe.	Analiza interpretacji dotyczących sytuacji zaistniałych w firmie, udział w kursach i szkoleniach w okrojonym (indywidualnym) zakresie).
	Możliwość skorzystania z usługi przeprowadzenia zewnętrznego audytu środowiskowego w lokalizacji przedsiębiorcy.	Brak możliwości przeprowadzenia zewnętrznego audytu środowiskowego.
KOSZTY	Koszt stały współpracy zależny od zakresu świadczonych usług.	Zmienne koszty związane z utrzymaniem pracownika i z koniecznością zapewnienia szkoleń wraz ze zmieniającymi się przepisami środowiskowymi; koszty związane z ewentualną zmianą pracownika na stanowisku.
	Niemalże zerowe prawdopodobieństwo kar wynikające z bieżącej weryfikacji i realizacji obowiązków środowiskowych.	Większe prawdopodobieństwo kar wynikające z powierzenia nadzorowania obowiązków środowiskowych jednej osobie.